Sayfa Gösterimi : 82

İÇ KONTROL

Anasayfa \ İÇ KONTROL

17
Tem.

DÜZCE ÜNİVERSİTESİ ARICILIK ARAŞTIRMA,
GELİŞTİRME VE UYGULAMA MERKEZİNİN
FONKSİYONEL GÖREV TANIMLARI
I.Kuruluşu, Yetki, Görev ve Sorumlulukları
 
Düzce Üniversitesi Arıcılık Araştırma, Geliştirme ve Uygulama Merkezinin (DAGEM) 18 Mayıs 2009 tarihli ve 27232 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “DÜZCE ÜNİVERSİTESİ ARICILIK ARAŞTIRMA, GELİŞTİRME VE UYGULAMA MERKEZİ YÖNETMELİĞİ”ne göre görevleri şunlarıdır:
 
1. Merkez Müdürü: Üniversitenin aylıklı ve devamlı statüdeki öğretim üyeleri arasından Rektör tarafından üç yıl süre ile görevlendirilir. Müdürün önerisi ile Rektör, Üniversitenin öğretim üyeleri arasından iki kişiyi müdür yardımcısı olarak görevlendirir. Müdürün görev süresi sona erdiğinde yardımcılarının görev süresi de sona erer. Müdür, görevi başında olmadığı zamanlarda yardımcılarından birisi yerine vekâlet eder. Vekâlet altı aydan fazla sürerse yeni Müdür görevlendirilir. Merkez müdürünün görevleri şunlardır:
  1. Merkezi temsil etmek ve Yönetim Kuruluna başkanlık yapmak,
  2. Yönetim Kurulu kararlarını uygulamak,
  3. Merkezi amaçları doğrultusunda yönetmek,
  4. Yıllık bütçe önerilerini hazırlamak ve Yönetim Kuruluna sunmak,
  5. Merkezin faaliyetleri ile ilgili olarak her yılın ilk ayı içinde Yönetim Kuruluna rapor vermek,
  6. Merkezin çalışma, hedef ve planları ile yıllık faaliyet raporunu hazırlamak, Yönetim Kurulunun görüşü alındıktan sonra Rektörlüğe sunmak.
 
2.Yönetim Kurulu: Yönetim Kurulu; Müdür ve Merkezin kuruluş amacına uygun bilim dallarında görev yapan öğretim elemanları arasından Müdürün önerisi ve Rektörün onayı ile üç yıl süreyle görevlendirilen dört üye olmak üzere toplam beş üyeden oluşur. Süresi biten Yönetim Kurulu üyesi aynı usulle yeniden görevlendirilebilir. Üyeliğin herhangi bir nedenle boşalması halinde yeni üye görevlendirilebilir. Merkez Müdürü, Yönetim Kurulunun başkanıdır. Yönetim kurulunun görevleri şunlardır:
  1. Merkezin yıllık faaliyet programını ve raporunu hazırlamak ve takip etmek,
  2. Merkezin çalışmaları ve yönetimi ile ilgili kararları almak,
  3. Müdür tarafından sunulan yıllık bütçe önerilerini inceleyerek kabul etmek ve Rektörün onayına sunmak,
  4. Müdürün önerisi üzerine Merkezin idari ve teknik eleman ihtiyacını tespit etmek, karara bağlamak ve Rektörün onayına sunmak,
  5. Müdür tarafından gündeme alınan diğer konuları görüşüp karara bağlamak.
3. Danışma Kurulu: Danışma Kurulu; Müdürün başkanlığında, konuyla ilgili öğretim elemanları ve arıcılığın geliştirilmesine katkıda bulunan kamu kurum ve kuruluşları veya özel sektör temsilcileri ile bu konuda çalışan araştırmacılar arasından, istekleri halinde ve Müdürün önerisi üzerine Rektör tarafından üç yıl süre ile seçilen uzman kişilerden oluşur. Görev süresi biten üyeler yeniden görevlendirilebilir. Danışma kurulunun görevleri şunlardır:
  1. Yıllık faaliyet raporunu, çalışma programını, eğitim ve araştırma faaliyetlerini değerlendirmek, yapılmış ve halen yürütülen faaliyetler hakkında görüş bildirmek, önerilerde bulunmak ve bir sonraki çalışma yılına ait programı değerlendirmek,
  2. Arıcıların ve arıcılığın sorunları ve çözüm önerileri konusunda faaliyet ve proje önerileri geliştirmek,
  3. Bilimsel çalışmalara her türlü kaynak ile teknik ve bilimsel destek sağlamaya çalışmak.
II. Fonksiyonel Görev Dağılımları
Merkez Müdürü:
a. Merkezi temsil etmek, Merkezin birimlerini, Merkezin amaçları doğrultusunda yönetmek,           
b. Yönetim Kurulunun aldığı kararları ve hazırladığı çalışma programını uygulamak,
c. Açılacak kurs ve eğitimlere karar verme,  
d. Yapılacak seminer ve konferanslara karar verme,
e. Açılacak kurs ve eğitimlerin eğitimcilerine karar verme,
f. Yapılacak konferans ve seminerlerin kim tarafından verileceğine karar verme,
g. Özel ve Kamu kurum ve kuruluşlara verilecek danışmanlık hizmetlerine karar verme,
h. Merkez bünyesinde hazırlanan projeleri Merkezin amaçları doğrultusunda yönetmek,
i. Merkez bünyesinde sürdürülen proje, kurs ve diğer etkinliklerin en iyi biçimde yürütülmesi için gerekli her türlü iletişim ve koordinasyonu sağlamak, 
j. Her yılsonunda Rektörlüğe Merkezin çalışmaları hakkında rapor vermek
İdari Personel:
  1. Görevli olduğu birimin hizmet alanına giren konularda kendisine verilen görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde yapmak.
  2. Kendisine havale edilen yazıları ve diğer işlemleri usulüne uygun biçimde ve zamanında sonuçlandırmak, önerilerde bulunmak,
  3. Yazı ve metinleri bilgisayar ortamında hazırlamak,
  4. Görev yaptığı servisin dosyalama ve arşiv işlemlerini yapmak.
  5. Verileri doğru ve süratli bir şekilde bilgisayara girmek ve doğruluğunu kontrol etmek,
  6. Kendisine teslim edilen araç ve gereci korumak, bakımını yaptırmak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak,
  7. Toplantı ve imza tutanaklarını hazırlamak, toplantı kararlarını ve ilgili resmi yazıları yazmak, toplantı konusu ile ilgili dokümanları Merkez Yönetim Kurulu Üyelerinin bilgisine sunmak,
  8. Merkez ile ilgili durumlarda her türlü (telefon, faks, e-posta vs.) iletişimin sağlanmasına yardımcı olmak.
  9. Merkezin Kalite Temsilciliği işlerini yürütmek,
  10. Merkezin İletişim Temsilciliği işlerini yürütmek.
  11. Merkezin EBYS Temsilciliği işlerini yürütmek.
  12. Personelin izin işlemlerini takip etmek,
  13. Personelin izin işlemlerinin yazışmalarını yapmak,
  14. Personelin yurt içi ya da yurt dışı görevlendirmelerinin yazışmalarını yapmak,
  15. Amiri tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yapmak.
                          ARICILIK ARAŞTIRMA GELİŞTİRME VE UYGULAMA MERKEZİ HASSAS GÖREVLER
        
 
  Hassas Görevler
Risk Düzeyi*
Görevin Yerine Getirilmeme Sonuçları
Alınması Gereken Önlemler ve Kontroller
 DAGEM kapsamında 71 adet arılı kovan bulunmaktadır. Bu kovanların bakım ve yönetiminden sorumlu teknikerlere güven esası ile kovanlar teslim edilmektedir.
Yüksek
Bal üretimi, kovanlardan bal alınması veya dışarıya arı verilmesi gibi faaliyetler usulsüzlüğe çok açıktır. Bu durumun kontrolü oldukça zor olup hassas görevlerin başında gelmektedir.
 En kesin yöntem kovanları gören yönde kamera takılarak zaman zaman takip edilmesidir. Bunu yanı sıra üretimi yapılan balların kovanlardan toplanılması sonrasında tutanakla ne kadar bal toplanıldığı tespit edilerek karşılıklı olarak imzalanır. Çıkışı yapılan her kg balın önce giriş sonra çıkış işlemleri kayıt altına alınır. Dışarıya Ana arı satışı yapıldığında alınacak ücret dekontu ile yatırılan hesap karşılıklı olarak kontrol edilir ve kayıt altına alınır.
Bal üretim miktarı dış faktörlerden oldukça etkilenmektedir.  Bal üretimi ve satışı mali bir faaliyettir. Bal üretim miktarının mevsim koşullarından etkilendiği göz önünde tutulduğunda bal üretimi ve üretilen balların satışından DAGEM yönetiminin sorumlu olması hassas bir konudur.
Yüksek
 DAGEM’de üretilen bal miktarının mevsimle ilişkili olması ve mevsim şartlarına bağlı olarak yıldan yıla üretim miktarının değişmesi bu konuda hesap verme yükümlülüğünü zorlaştırmaktadır. Üretilen balların bir satış ofisinin olmaması bütçe açısından gelir-gider denkliğinin sağlanmasını zorlaştırmaktadır.
Mevsime bağlı üretim miktarının düşmesi önlenemez. Ancak üretim çeşitliliği arttırılarak dengelenebilir.
Arı bakım ve yönetimi hassas bir görevdir. DAGEM yönetiminin alanında uzman arı bakım ve yönetiminden anlayan bir kişi tarafından yapılması gerekmektedir.
Yüksek
 Kovan bakım ve yönetimi özel bakım ve uzmanlık gerektiren bir konudur. Bal verimi koloni bakım ve yönetimi ile doğru ilişkilidir. Üretim miktarı yıllık mali geliri belirleyecek bir faktördür. Koloni bakım ve yönetimi ile bal veriminin düşmesi, arı ölümleri ve balda kalıntı problemlerine neden olacaktır. İzleyen yıllarda bir önceki yıla göre üretim miktarının düşmesi ve arı ölümlerinin hesap verilebilirliği güç ve hassas bir görevdir.
 Merkezde yapılan ve yapılacak her türlü işlem alanında uzman kişilerin gerekli kontrollerinden geçtikten sonra yapılmalıdır. Eksik yönler tartışılarak yapılacak iyileştirmeler tüm personel bilgilendirilerek hayat geçirilmelidir. Hesap verilebilirliği somutlaştırmak adına yapılan işlemler elektronik ortamda kayıt altına alınmalıdır.
 Gıda üretimi ve denetimi doğrudan insan sağlığını ilgilendiren hassas bir görevdir.
Orta
 Arıcılık merkezinde üretilen bal ve diğer arı ürünlerinin hijyen kurallarına uygun üretilmesi gerekmektedir.  Ancak kovanların sürekli başında durulamamsı güven esasına dayalı olarak kovanları arıcılık teknikerlerine emanet edilmesi, yapılan uygulamaların anlık takip edilememsi önemli bir sorumluluk ve hassas bir görevdir.
Üretilen  ürünlerin mutlaka analiz edilmesi ve gerekli uyarıların yapılması ve teknikerlerin eğitilmesi gerekmektedir.

×